Come registrare i prodotti cosmetici a Dubai (Emirati Arabi Uniti): guida pratica, documenti, costi, tempistiche e fasi del processo

Introduzione breve
Se vuoi vendere cosmetici negli Emirati Arabi Uniti — e in particolare a Dubai — è obbligatorio registrare i prodotti presso le autorità competenti prima di importarli, distribuirli o venderli. La registrazione serve a tutelare la sicurezza del consumatore e a verificare conformità di ingredienti, etichettatura, qualità e documentazione tecnica. Di seguito trovi una guida pratica, strutturata e dettagliata, che copre: quali documenti servono, le fasi del processo, tempi e costi tipici, le fonti normative principali e consigli pratici per evitare ritardi o rifiuti. Le indicazioni si basano sulle procedure del Dubai Municipality (portale Montaji) e sulle norme GCC/GSO applicabili in area Gulf. (dm.gov.ae)

1) Chi può registrare e requisito preliminare: presenza legale negli UAE

Soggetto abilitato a registrare: la registrazione sul portale Montaji può essere fatta solo da una società registrata negli Emirati (mainland UAE) con licenza commerciale valida che includa l’attività di import/distribuzione o commercio di cosmetici. Le aziende estere normalmente operano tramite un importatore/distributore locale o costituiscono una presenza locale (LLC o altra forma) per gestire la registrazione direttamente. (Product Registration in Dubai)
Free Zones: le aziende con sede in free zone spesso devono indicare un distributore o partner mainland per eseguire la registrazione ed effettuare operazioni commerciali sul territorio. Verifica la tua struttura societaria prima di avviare la pratica. (Product Registration in Dubai)

2) Autorità e normativa di riferimento

Dubai Municipality (DM) è l’autorità che gestisce la registrazione dei prodotti cosmetici a Dubai tramite il portale Montaji (sistema centralizzato per consumer products). La sezione “Health & Safety / Consumer Products Safety” valuta sicurezza, etichettatura e conformità. (dm.gov.ae)
Standard GCC / GSO: i regolamenti del Gulf Standardization Organization (GSO) e gli standard nazionali UAE sono applicabili per ingredienti vietati/restringenti, claim sul prodotto e buone pratiche (ad esempio GSO 1943 e altri riferimenti tecnici usati nella regione). (Freyr Solutions)
Altre autorità: a livello federale ci sono anche normative correlate (es. MOHAP per alcuni prodotti specifici, o altre agenzie se il prodotto ha claim medico). Assicurati della classificazione del prodotto (cosmetico vs. prodotto medico) prima di procedere. (Freyr Solutions)

3) Elenco dettagliato dei documenti necessari (Product Dossier / PIF)

Qui trovi la lista completa dei documenti che normalmente vengono richiesti al momento della registrazione. Alcune richieste possono variare in funzione del tipo di cosmetico (es. tinte per capelli, prodotti per bambini, prodotti con filtri UV, ecc.).

Documentazione amministrativa e aziendale

Copia della Trade License (licenza commerciale UAE) del registrante (mainland) valida e con attività compatibile (importazione/distribuzione cosmetici). (propartnergroup.com)
Copia del certificato di registrazione dell’azienda presso Dubai Municipality (se già registrata con DM). (propartnergroup.com)
Contratto o lettera di incarico con il distributore/importatore locale, se il produttore è estero e usa un agente UAE (a volte richiesto). (GPC Gateway)

Documentazione tecnica del prodotto (Product Information File – PIF)

Product Information File (PIF): documento tecnico che descrive formulazione, destinazione d’uso, metodo di produzione, dichiarazione di conformità alla buona pratica di fabbricazione (GMP/GSO ISO 22716) e valutazioni di sicurezza. Il PIF è fondamentale e deve essere conservato dal produttore. (dm.gov.ae)
Elenco degli ingredienti (INCI) completo con percentuali o concentrazione dove richiesto, numeri CAS quando disponibili, e annotazione degli ingredienti soggetti a restrizioni. (Product Registration in Dubai)
Scheda tecnica / Specifiche (Specification Sheet) che includa: aspetto, pH, odore, densità, range di specifica ecc. (msz.ae)
Certificate of Free Sale (CFS) o dichiarazione equivalente rilasciata dall’autorità competente del paese dove il prodotto è commercializzato (attesta la libera vendita nel paese di origine). Non è richiesto per prodotti di origine UAE, in cui viene rilasciata dichiarazione locale. (propartnergroup.com)
Certificato GMP della fabbrica produttrice (GMP per cosmetici, spesso GSO ISO 22716 o certificazione equivalente). (GPC Gateway)
Certificate of Analysis (CoA) o rapporti di laboratorio (analisi chimiche / microbiologiche / metalli pesanti se applicabili) — preferibilmente emessi da laboratori accreditati ISO 17025. (propartnergroup.com)
Rapporto di sicurezza cosmetica o “Cosmetic Product Safety Report” (se richiesto a seconda della categoria). (GPC Gateway)

Documenti relativi al packaging e all’etichettatura

Artwork e immagini dell’imballaggio (labeling & packaging) ad alta risoluzione: fronte e retro, includendo tutte le varianti. Etichette devono essere presentate nella versione finale che sarà immesse sul mercato. (Elegant Services)
Etichettatura conforme: testo in inglese e arabo (i requisiti impongono la presenza della lingua araba per informazioni essenziali), indicazione del nome del prodotto, country of origin, nome e indirizzo del produttore/importatore/distributore, lotto, data di produzione/scadenza (formato DD/MM/YYYY o come richiesto), istruzioni d’uso, avvertenze, storage conditions. (Product Registration in Dubai)

Eventuali altri documenti (a seconda del prodotto)

Test di stabilità (se richiesto) e dati di shelf-life. (propartnergroup.com)
Test specifici: test per SPF (se prodotto solare), test di coloranti, test allergenici o per nichel/metal content se applicabile. Questi test possono essere richiesti on a case-by-case basis. (propartnergroup.com)
Certificazioni facoltative (se disponibili e rilevanti): Halal certificate (richiesto solo per alcuni mercati/claim), Organic, Vegan, cruelty-free (solo se fai claim commerciali). Queste certificazioni non sostituiscono i documenti obbligatori ma aiutano la commercializzazione. (Elegant Services)

Nota pratica: prepara il Product Dossier in inglese e assicurati di avere tutte le copie autentiche e firmate (alcune autorità richiedono l’attestazione notarile o l’apostille su CFS). Se il documento è in lingua diversa dall’inglese o arabo, prevedi traduzione giurata. (Product Registration in Dubai)

4) Fasi dettagliate del processo (step by step)

Di seguito le fasi operative, dall’apertura della società locale (se necessaria) fino al rilascio del certificato di registrazione.

Fase 0 — Preparazione aziendale (se non hai una presenza locale)

Costituzione della società UAE / individuazione di un distributore locale con licenza mainland.
Registrazione della società presso Dubai Municipality (se richiesto) e ottenimento di Trade License con attività compatibile. (propartnergroup.com)

Fase 1 — Verifica preliminare e classificazione del prodotto

Classifica il tuo prodotto (cosmetico standard, cosmetico con claim particolare, prodotto contenente sostanze soggette a restrizioni).
Verifica la lista di ingredienti proibiti/limitati (GSO list) e le limitazioni per categorie speciali (es. prodotti per bambini, tinture). (Freyr Solutions)

Fase 2 — Preparazione dossier tecnico e etichettatura

Raccogli PIF, CoA, CFS, GMP, artwork in lingua inglese + arabo.
Assicurati che etichette e claim siano conformi e non contengano indicazioni “mediche” non autorizzate. (msz.ae)

Fase 3 — Registrazione su Montaji e presentazione della domanda

Crea un account aziendale sul portale Montaji della Dubai Municipality; seleziona la categoria “cosmetics / personal care”.
Carica tutti i documenti richiesti e le immagini del prodotto; compila i dati di formula (INCI) e dettagli di produzione. (Product Registration in Dubai)

Fase 4 — Pagamento tariffe e processo di valutazione

Paga le fee governative richieste (vedi paragrafo costi). La Municipalità avvierà la revisione tecnica: controllo ingredienti, conformità label, eventuale richiesta di analisi supplementari. (theinfiniteservice.com)

Fase 5 — Richieste supplementari / test di laboratorio (se necessari)

Se il DM richiede test, puoi inviare campioni per analisi (microbiologia, metalli pesanti, pH, ecc.) presso laboratori accreditati; i tempi si allungano. (propartnergroup.com)

Fase 6 — Approvazione e rilascio del certificato

Se il dossier è conforme, riceverai l’attestato di registrazione (validità tipica di 5 anni), che abilita il prodotto alla vendita a Dubai. In caso di difformità, viene emessa una richiesta di integrazione/modifica. (propartnergroup.com)

Fase 7 — Importazione, vigilanza post-market e rinnovo

Una volta approvato, puoi importare il prodotto; conserva il PIF e i documenti per eventuali ispezioni. Alla scadenza (5 anni) è necessario rinnovare la registrazione con aggiornamento dei documenti e pagamento delle relative fee. (propartnergroup.com)

5) Tempistiche: quanto tempo ci vuole?

I tempi sono variabili in base a completezza documentale, tipologia di prodotto, e se sono necessari test aggiuntivi. Indicazioni generali osservate sul territorio:

Preparazione dossier: da pochi giorni a 2–4 settimane, a seconda di quanto è pronto (traduzioni, test, artwork).
Sottomissione e valutazione iniziale (Montaji): in casi ottimali con dossier completo, la revisione tecnica può richiedere da 3–22 giorni lavorativi; molte fonti riportano 10–22 giorni lavorativi per cosmetici. (Product Registration in Dubai)
Se sono richiesti test di laboratorio: aggiungere 2–6 settimane (dipende dai test richiesti). (propartnergroup.com)
Totale realistico: 2–8 settimane per una registrazione semplice; 2–3 mesi se servono test, integrazioni o processi di verifiche più approfondite. (Ecbanquet)

Nota: i tempi possono migliorare o peggiorare a seconda della stagionalità (periodi con backlog) e della qualità della documentazione presentata.

6) Costi indicativi (tasse governative + costi aggiuntivi tipici)

I costi effettivi variano; di seguito una stima pratica basata su più fonti aggiornate:

Costi governativi diretti (Dubai Municipality / Montaji)

Fee di applicazione e registrazione prodotto: molte risorse indicano una fee governativa base tra AED 10 e AED 250–300 per prodotto (es. fee di segnalazione + rilascio certificato). Alcune fonti segnalano AED 220–250 come costo governativo per segnalare/registrare il singolo prodotto, più piccole tasse amministrative. (theinfiniteservice.com)
Altre piccole imposte: knowledge/innovation fees e simili possono essere aggiunte per transazione (tipicamente AED 10–20 per voce). (dm.gov.ae)

Costi aggiuntivi che spesso incidono maggiormente

Servizi di consulenza / PRO: se si utilizza un agente o una società che si occupa della registrazione, aspettati costi che vanno da AED 500 a 2.000+ per prodotto, a seconda del servizio e dell’eventuale supporto (preparazione documenti, traduzioni, follow up). (Product Registration in Dubai)
Test di laboratorio / Certificate of Analysis: ogni test può costare da poche centinaia a varie migliaia di AED (a seconda della profondità, p.es. test metalli, microbiologia, SPF). Un test specialistico può costare dai AED 1.000–3.000 o più. (propartnergroup.com)
Traduzioni giurate / notarizzazioni / apostille: se necessarie, prevedi costi amministrativi aggiuntivi.
Costi di setup aziendale / licenza locale: se devi costituire una società in UAE, i costi di costituzione (licenza, deposito, ufficio) sono rilevanti e dipendono dalla zona (mainland vs free zone). (Incorpyfy)

Esempio indicativo di budget per registrare 1 prodotto (stima)

Fee governativa Montaji: AED 220–300
Service/PRO: AED 600–1.500
Test di laboratorio (se richiesto): AED 1.000–4.000
Traduzioni / notarizzazioni: AED 100–500
Totale stimato (variazioni incluse): AED 1.920 – 6.300+ per prodotto (dipende fortemente da test e da se hai già una presenza locale). (theinfiniteservice.com)

Disclaimer: i costi cambiano nel tempo; prima di procedere fai sempre un preventivo aggiornato con un agente locale o verifica direttamente il portale Montaji. (Product Registration in Dubai)

7) Errori comuni e come evitarli (pratici consigli)

Etichettatura non conforme (mancanza lingua araba o informazioni obbligatorie) → causa frequente di rifiuto. Verifica che tutte le informazioni obbligatorie siano tradotte correttamente. (Product Registration in Dubai)
Documentazione incompleta o generica (PIF senza dettagli o CoA non aggiornato) → prepara file completi e coerenti. (dm.gov.ae)
Ingredienti vietati o claim non ammessi → controlla la lista GSO e non usare claim medici se non supportati da autorizzazione. (Freyr Solutions)
Usare lab non accreditati → preferisci analisi da laboratori ISO 17025 per evitare rilavorazioni. (GPC Gateway)
Non prevedere tempi per test → se il prodotto potrebbe richiedere test, includili nel piano e budget fin dall’inizio. (propartnergroup.com)

8) Casi particolari — prodotti con rischi o categorie speciali

Prodotti solari (SPF): richiedono test SPF specifici e documentazione più rigorosa. (propartnergroup.com)
Tinture per capelli / prodotti con agenti ossidanti: possono richiedere test e attenzione particolare sui claim e ingredienti. (propartnergroup.com)
Prodotti per bambini / neonati: normativa più restrittiva e test microbiologici/di sicurezza approfonditi. (propartnergroup.com)

9) Strategie pratiche per accelerare la registrazione

Prepara il dossier completo prima della sottomissione (PIF, CoA, CFS, GMP, artwork bilingue). Dossier completo = meno richieste di integrazione. (dm.gov.ae)
Usa laboratori accreditati già in possesso dei test necessari (ISO 17025) per evitare rilavorazioni. (GPC Gateway)
Affidati a un agente locale esperto che conosca Montaji e le richieste specifiche del DM: il costo del PRO spesso è compensato dalla riduzione dei tempi e delle rigettazioni. (Product Registration in Dubai)
Verifica claim e ingredient list rispetto alle blacklist GSO prima di sottomettere: questo previene rifiuti ufficiali. (Freyr Solutions)

10) Validità e rinnovo

Il certificato di registrazione rilasciato dal Dubai Municipality ha una validità tipica di 5 anni; al termine è necessario rinnovare la registrazione con aggiornamento dei documenti e pagamento di eventuali fee. Se cambi formulazione, packaging o produzione, è necessario aggiornare la registrazione. (propartnergroup.com)

11) Checklist rapida (da usare subito)

Verifica se hai una società UAE o un distributore locale.
Prepara Product Information File (PIF) completo.
Procurati Certificate of Free Sale (CFS) e GMP del produttore.
Organizza Certificate of Analysis (CoA) e test necessari.
Prepara artwork e etichette in inglese + arabo.
Crea account su Montaji e compila la domanda.
Paga fee e segui le comunicazioni DM fino al rilascio. (dm.gov.ae)

12) Risorse utili e riferimenti (per approfondire)

Dubai Municipality – Technical Guidelines for Cosmetic & Personal Care Products (DM HSD GU116) (linee guida ufficiali). (dm.gov.ae)
Portale Montaji / Product Registration Dubai — guide pratiche per l’uso della piattaforma. (Product Registration in Dubai)
Blog e società di regulatory affairs specializzate (es. Freyr, ProPartner, ecc.) per case study e aggiornamenti pratici. (Freyr Solutions)

Conclusione e offerta di supporto

Registrare prodotti cosmetici a Dubai richiede attenzione tecnica, documentazione completa e la presenza legale in loco. Se segui i passaggi sopra (preparazione PIF, etichettatura bilingue, uso di laboratori accreditati e sottomissione corretta su Montaji) ridurrai significativamente tempi e rischi di rigetto. Le variabili che influiscono maggiormente su tempi e costi sono i test di laboratorio e la presenza/assenza di una struttura locale.